Când Google a lansat Gmail pentru prima dată în 2004, mulți l-au respins ca pe o glumă a lui Fool April. 1 GB de stocare oferit părea prea bun pentru a fi adevărat. Pe atunci, rivalii precum Hotmail și Yahoo ofereau doar 2 MB. 15 ani mai târziu, aproximativ 1 din 4 utilizatori foloseau şi folosesc şi acum Gmail pentru e-mailurile lor.
În plus, Gmail face acum parte integrantă din Google Workspace, una dintre cele mai utilizate seturi de productivitate online din lume. Cu aplicațiile Google Workspace care se extind dincolo de e-mail pentru a include documente, stocare de fișiere, calendare, chat și instrumente de mesagerie și multe altele, Google Workspace este, fără îndoială, o soluție cuprinzătoare pentru colaborare și comunicare.
Dar oricât de impresionante sunt capacitățile Google Workspace, acesta are limitările sale.
De ce să folosim Google Workspace?
Google Workspace este potrivit pentru:
Întreprinderile mici și mijlocii care doresc să utilizeze un set de instrumente pentru aplicații în care echipele lor pot colabora și partaja cu ușurință fișiere și unde administratorii pot controla accesul și setările de securitate
Freelanceri care doresc o soluție accesibilă pentru e-mail și instrumente de productivitate și care doresc să poată partaja cu ușurință munca cu clienții și partenerii
Școli și instituții de învățământ care doresc să permită colaborarea între profesori și studenți. Există o versiune a Google Workspace for Education care este gratuită
Organizații nonprofit care doresc să profite de versiunea gratuită Google Workspace pentru organizații nonprofitOricine preferă să lucreze din cloud, spre deosebire de utilizarea soluțiilor desktop și stocare locală
Google Workspace Review: Pro și Contra
Avantaje
Confort: este foarte bine ca toate instrumentele de productivitate de birou să existe într-un singur loc. Cu Google Workspace, comutarea între e-mail, documente, calendare și chat este o experiență perfectă ce economisește o cantitate nemăsurată de timp și efort.
Ușor de utilizat: produsele Google Workspace sunt simple și ușor de adaptat. De exemplu, documente și foi de calcul oferă o experiență simplă, dar funcțională, a instrumentelor familiare, cum ar fi Microsoft Word și Excel. Alte instrumente, inclusiv consola de administrare, sunt, de asemenea, simple de navigat și intuitive de utilizat.
Colaborare și partajare: unul dintre cele mai puternice aspecte Google Workspace este cât de ușor facilitează colaborarea între membrii echipei. Mai mulți membri ai echipei pot lucra din același document în același timp, iar fișierele pot fi partajate rapid între diferiți utilizatori.
Totul rulează în cloud: Toate aplicațiile Google Workspace rămân fără browsere web, ceea ce înseamnă că nu există software pentru descărcare, iar modificările documentelor sunt salvate automat și efectuate în timp real.
Gama de aplicații: gama de instrumente de productivitate și colaborare Google Workspace este impresionantă, acoperind marea majoritate a nevoilor.O mulțime de spaţiu de stocare în cloud: în planurile Business și Enterprise, utilizatorii beneficiază de spațiu de stocare nelimitat.
Versiune gratuită disponibilă: Multe dintre instrumentele: Gmail, Docs, Drive etc. sunt disponibile pentru utilizare gratuită pentru conturi personale, cu unele limite de stocare și o adresă de e-mail @ gmail.com. Cu toate acestea, la înscrierea în Google Workspace, se beneficiază de o perioadă de încercare gratuită timp de 14 zile pentru a configura o adresă de e-mail profesională și pentru a încerca funcții suplimentare, cum ar fi Consola de administrare.
Integrări: Google Workspace are o cantitate masivă, în continuă creștere, de integrări cu orice tip de instrument: CRM-uri, dezvoltare web, creativ, contabil și financiar, academic. Acest lucru face posibil ca Google Workspace să introducă cu ușurință orice proces existent.
Dezavantaje
Nu este la fel de avansat ca Microsoft Office: atunci când se compară documente, foi de calcul și diapozitive cu versiunile desktop ale Word, Excel și Powerpoint, se poate constata că acestea nu sunt la fel de avansate.
Nu au flexibilitate și funcționalitate de formatare care se regăsesc în instrumentele Microsoft.
Necesită acces la internet: Google Workspace este bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că este nevoie de o conexiune la internet pentru a îl putea folosi. Acestea fiind spuse, unele funcții offline sunt disponibile: de exemplu, posibilitatea de a edita documente offline și de a sincroniza modificările când se revine în online.
Compatibilitate cu Microsoft: în timp ce Documente, Foi de calcul și Prezentări acceptă în cea mai mare parte formatele Microsoft, uneori pot apărea anumite probleme cu afișarea / conversia anumitor elemente.
Securitate: deținerea de date găzduite în cloud prezintă întotdeauna un risc de securitate mai ridicat în comparație cu găzduirea de date la nivel local, deși Google Workspace vă permite implementarea de măsuri precum verificarea în doi pași pentru a minimiza riscul.
Probleme legate de existenţa mai multor conturi: dacă există mai multe conturi la Google, de exemplu, un cont profesional și unul personal, poate fi puţin dificil de comutat între conturi.
Prețuri pentru planuri mai ridicate: Deși planul Business Starter este relativ accesibil la 6 USD / utilizator / lună, organizațiile care optează pentru planul Business Standard de nivel vor avea o valoare de peste 12 USD / utilizator / lună.
Crearea unui cont
Crearea unui cont cu Google Workspace este un proces surprinzător de simplu, cu doar câțiva pași rapizi. Mai întâi se introduc numele, numărul de angajați, țara și datele de contact.
Apoi se solicită conectarea contului la un domeniu. Apoi, se introduce adresa de e-mail cu domeniul nominalizat la pasul anterior: de exemplu, inka@yourbusiness.com – și o parolă. În cele din urmă, trebuie se alege planul ce va fi achiziționat.
Configurarea spațiului de lucru Google
Pașii următori presupun adăugarea de persoane în contul dvs. Google Workspace și verificarea numelui de domeniu pentru a conectarea la noul e-mail. Noilor membri ai echipei li se vor trimite detalii de conectare prin e-mail și se va putea personaliza și acest e-mail de notificare. Pentru a vă verifica domeniul, există mai multe opţiuni:
Adăugarea unei înregistrări de gazdă de domeniu prin TXT sau CNAME
Adăugarea unei înregistrări MX de gazdă de domeniu
Încărcarea unui fișier HTML pe site-ul dvs. web
Adăugarea unei metaetichete pe site-ul dvs. web
Odată ce acest lucru a fost finalizat, se va putea accesa Consola dvs. de administrare, unde se vor putea gestiona toate lucrurile legate de contul dvs. Google Workspace, inclusiv e-mail, utilizatori, aplicații, dispozitive, rapoarte și integrări. Expertul de configurare Google Workspace poate fi de un real ajutor în acest proces.
Aplicații Google Workspace
După cum am menționat, un punct forte al Google Workspace este varietatea instrumentelor de productivitate și colaborare pe care le oferă. Iată o prezentare rapidă a principalelor sale aplicații:
Gmail
Calendar
Drive
Documente,
Foi de calcul și diapozitive
Hangouts Meet și chat
Aplicații suplimentare
Alte aplicații incluse în Google Workspace sunt:
Site-uri – Pentru crearea de site-uri web simple pentru uz intern sau public, de exemplu, hub-uri de proiecte, wikis
Keep – aplicația Google de notare și de păstrare a listelor
App Maker – Un producător de aplicații intuitiv, cu cod redus, care permite echipelor să construiască aplicații personalizate
Căutare în cloud – Un instrument puternic de căutare care permite căutarea simultan în toate proprietățile Google Workspace
Asistență Google Workspace
Există mai multe căi de asistență oferite de Google Workspace. Primul este Centrul de ajutor, care este disponibil pentru toți utilizatorii și oferă instrucțiuni pas cu pas despre configurarea diferitelor aspecte ale contului dvs. Google Workspace.
Administratorii au, de asemenea, acces la asistență telefonică, e-mail și chat 24/7. Asistența prin telefon și e-mail este disponibilă în 14 limbi.
Asistența pentru chat este relativ rapidă și utilă, agenții de asistență depunând un efort real pentru a încerca să rezolve toate problemele.
